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Cosa sono le tabelle pivot e a cosa mi servono

Scopri cosa sono le tabelle pivot e come usarle, attraverso una ricetta pratica che puoi ripetere subito anche tu.
16 marzo 2020
5 minuti

Raccogli i dati perché vuoi ottenere delle risposte. Se sei una libera professionista, ti servirà calcolare quanto hai fatturato nell’ultimo anno, quante ore hai lavorato o quali sono i clienti con cui hai stretto più collaborazioni. Se ti occupi di project management magari vorrai controllare le ore che diversi dipartimenti hanno dedicato ai vari progetti, per assicurarti che i conti tornino e gli obiettivi siano stati raggiunti. Se sei il responsabile delle vendite, potrai aver bisogno di scoprire le caratteristiche dei tuoi acquirenti per elaborare strategie migliori. Se lavori nella cooperazione allo sviluppo, dovrai mettere a sistema un modo per monitorare l’impatto del tuo lavoro. In tutti questi casi, le tabelle pivot diventeranno le tue grandi amiche. 

Cosa sono le tabelle pivot?

Il sostantivo “pivot”, in inglese, vuol dire fulcro, perno, o cardine. Il verbo “to pivot” invece vuol dire “far leva”, ma anche “ruotare”. È proprio pensando a queste due sfumature che si riesce a immaginare che sono le tabelle pivot: sono uno strumento che, facendo perno su alcune variabili (o colonne) a tua scelta, ti permette di rigirare i dati per ottenere velocemente una risposta alle tue domande. 

Attraverso le tabelle pivot, puoi selezionare, filtrare, e raggruppare i dati secondo specifici criteri. È poi possibile applicare calcoli su queste ri-aggregazioni, per riassumere i dati originari in modo che rispondano alle domande che ti interessano. Il tutto viene fatto in maniera interattiva, consentendoti inoltre di vedere in tempo reale i risultati delle tue operazioni.

Detto in poche parole: le tabelle pivot presentano un riassunto dei tuoi dati, in maniera tale da fornirti informazioni su ciò che ti interessa sapere. 

Come usare le tabelle pivot

Passiamo ad un esempio pratico per capire meglio la potenza delle tabelle pivot. Proviamo ad immaginarci di essere un libero professionista che vuole costruire un sistema semi-automatizzato per monitorare la distribuzione di ore di lavoro dedicate a diversi clienti. Immaginiamoci di aver raccolto i dati in questo formato.

⚖ Ricetta: Creare una tabella pivot per monitorare il tempo che dedichi ai tuoi clienti

1️⃣ Seleziona i dati che vuoi riassumere

2️⃣ Crea la tabella pivot in un nuovo foglio 

3️⃣ Scegli che variabile/colonna usare per generare le righe

4️⃣ Scegli che variabili usare per compilare i valori

5️⃣ Scegli che calcolo applicare alla variabile scelta per compilare i valori

6️⃣ Scegli se aggiungere variabili da usare per suddividere valori in colonne

7️⃣ Scegli se usare una variabile per applicare filtri

E se voglio aggiornare i dati?

Una tabella pivot è per sempre: man mano che aggiungerai i dati al foglio iniziale, in cui tracci la tua attività lavorativa giorno per giorno, i conteggi della tabelle pivot si aggiorneranno in automatico, senza che tu faccia più nulla, a patto che tu abbia preso due accortezze.  

tabelle-pivot-update

Checklist: per una tabella pivot sempre aggiornata, assicurarti:

1️⃣ che l’intervallo dati da considerare non si fermi a una certa riga (in questo caso inizialmente si fermava alla riga 26) ma comprenda le colonne considerate nella loro interezza;

2️⃣ di applicare un filtro per escludere dalla tabella le righe vuote, senza ancora una data.

Scopri come integrare le tabelle pivot nel tuo lavoro

Le tabelle pivot sono uno strumento fondamentale per estrarre informazioni dai dati, soprattutto se consideriamo il rapporto tra la loro facilità di utilizzo e la quantità di informazioni che possono restituirci. Non a caso, nel corso Introduzione ai dati della Dataninja School abbiamo scelto di dedicarci una lezione intera! Le tabelle pivot sono ancora più potenti se inserite come passaggio intermedio nel tuo workflow:  funzionano solo se i dati raccolti sono puliti, e possono essere il passaggio prima della costruzione di una visualizzazione dati.

Nel corso Introduzione ai dati potrai imparare ad utilizzare le tabelle pivot in autonomia, attraverso esercitazioni pratiche che te ne faranno scoprire gli aspetti più avanzati. Ti cimenterai nella raccolta e pulizia di un dataset attraverso uno scenario concreto, imparando quali sono gli aspetti da considerare per ottenere un dataset utilizzabile per creare tabelle pivot. E, fatta una tabella pivot, vedrai come utilizzarla come punto di partenza per analisi e visualizzazioni per esplorare i tuoi dati. Soprattutto, imparerai un metodo per lavorare con i dati: non ci occupiamo infatti solamente di sviscerare competenze meramente tecniche, ma anche di fornirti delle linee guida riutilizzabili su come impostare il tuo lavoro sui dati. 

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